Le progiciel de gestion intégré (« ERP ») a parcouru un long chemin depuis ses origines, lorsqu’il s’agissait de systèmes de planification des ressources matérielles utilisés par les fabricants. Aujourd’hui, des organisations de tous types et de tous secteurs d’activité s’appuient sur des logiciels ERP pour gérer leurs activités. De la finance et de la comptabilité à la gestion des stocks et à l’automatisation des services professionnels, l’ERP SAP améliore l’efficacité et la coordination interdépartementale en reliant les fonctions essentielles de l’entreprise, en éliminant les redondances et les tâches manuelles et en fournissant une source unique de données pour garantir que l’ensemble de l’entreprise travaille à partir d’un seul et même scénario.
Comment choisir le bon ERP
Choisir le bon ERP pour votre entreprise n’est pas une chose à prendre à la légère, c’est une étape importante pour faire passer votre entreprise à la vitesse supérieure. Il s’agit d’une étape importante pour permettre à l’entreprise de passer à la vitesse supérieure. Elle nécessite une analyse approfondie des opérations, des données et des processus de l’entreprise. Les solutions ERP ayant des capacités étendues, une réflexion approfondie et de la diligence seront nécessaires pour que l’ERP puisse non seulement soutenir les opérations de l’entreprise aujourd’hui, mais aussi évoluer au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise. Il est essentiel d’impliquer les parties prenantes de l’ensemble de l’organisation dès le début du processus de sélection de l’ERP afin d’obtenir l’adhésion nécessaire pour positionner votre entreprise sur la voie de la réussite une fois le système ERP mis en service.
Déterminez les caractéristiques et les fonctions dont votre entreprise a besoin
Il est essentiel pour la réussite de votre projet ERP de déterminer, dès le départ, les caractéristiques et les fonctions dont votre entreprise a besoin dans un système ERP. Si vous partez de zéro, vous devrez procéder à une analyse complète de votre entreprise et à une évaluation de ses besoins afin de déterminer quels processus et flux de travail seront pris en charge par le nouveau système ERP, lesquels resteront indépendants et, parmi ceux-ci, lesquels interagiront avec le nouveau logiciel ERP. Si vous mettez à niveau un système ERP SAP existant, une grande partie des fonctionnalités peut rester inchangée, mais un examen approfondi est néanmoins nécessaire pour déterminer comment les besoins de l’entreprise ont évolué depuis le déploiement du système d’origine.
Dans les deux cas, l’analyse des besoins doit inclure des objectifs spécifiques, notamment une définition claire de ce qu’est la réussite pour votre organisation. Quels sont les problèmes que l’entreprise tente de résoudre ? Quels objectifs le système l’aidera-t-il à atteindre ? Comment le succès sera-t-il mesuré ? Il est généralement utile de bénéficier d’une aide extérieure pour mener à bien ces évaluations. Pour de nombreuses offres ERP courantes, il existe des consultants spécialisés, des intégrateurs de systèmes et des revendeurs à valeur ajoutée (VAR) qui ont une grande expérience de ce type d’évaluation. Une fois l’analyse terminée, rencontrez les fournisseurs potentiels pour examiner les résultats. Étant donné que de nombreux fournisseurs se spécialisent dans des secteurs spécifiques, beaucoup d’entre eux ne passeront pas la première étape.
S’assurer du soutien de la direction et de l’équipe.
Étant donné que la mise en œuvre d’un système ERP peut toucher tous les secteurs de l’entreprise, il est essentiel pour sa réussite d’obtenir l’adhésion et le soutien de la direction. Profitez de l’examen des besoins de l’entreprise pour obtenir le soutien de la direction en lui montrant la valeur potentielle du système ERP. C’est une bonne idée d’élire un parrain exécutif qui défendra le projet. Les PDG, les directeurs de l’exploitation et les directeurs financiers sont tous de bons choix.
Étant donné que les changements organisationnels sont difficiles et que les déploiements d’ERP sont, en partie, des exercices de gestion du changement, le rôle principal d’un parrain exécutif est d’obtenir l’adhésion des personnes au projet. Il assume la responsabilité de la réussite de la mise en œuvre de l’ERP en jouant le rôle d’évangéliste en chef du projet et en promouvant ses avantages à tous les niveaux de l’organisation. Ils peuvent également contribuer à lever les obstacles, à rationaliser le processus décisionnel et, le cas échéant, à prendre des décisions difficiles concernant des compromis entre des priorités concurrentes.
Rédiger un appel d’offres formel
Dans le cadre d’un projet aussi central pour l’organisation qu’un ERP SAP, il est important de prendre le temps de créer des documents formels. Le processus de rédaction d’un appel d’offres formel exige que vous réfléchissiez à ce que vous attendez du système ERP à un niveau plus approfondi que vous ne le feriez autrement, afin de pouvoir le communiquer de manière claire et concise sous forme écrite. Les appels d’offres formels aident également les fournisseurs à comprendre l’étendue du projet et créent des conditions de concurrence équitables pour les réponses des fournisseurs.