Face à l’émergence du numérique, le projet de transformation est devenue une réalité pour de nombreuses entreprises et organisations. Selon la maturité du secteur et de l’entreprise, les raisons des changements sont multiples : besoins numériques, adaptation à la concurrence, nouvelles méthodes de travail, changements internes, acquisitions, externalisation, création de nouveaux services, etc.
La crise sanitaire met en lumière ces changements brutaux qui affectent parfois les organisations : la mise en place du télétravail, le besoin de nouveaux outils et canaux de communication (visios, réunions en ligne…), la fin des réunions physiques…
Les changements sont souvent compliqués à mettre en œuvre, et ils ne sont pas toujours couronnés de succès. L’objectif de la « conduite du changement » est précisément de s’assurer que cette transformation puisse se dérouler en douceur dans le système et l’organisation, ainsi que les femmes et les hommes qui la composent.
De la communication à l’organisation
Lorsqu’une organisation initie un projet de transformation, les managers, les employés et les dirigeants doivent s’intégrer dans les différents développements en cours. Ils doivent comprendre et comprendre les changements et évolutions en cours pour les accepter : nouvelles règles, nouveaux outils, nouvelles pratiques, nouvelles offres commerciales… En effet, une conduite efficace du changement passe avant tout par une communication efficace pour s’assurer l’adhésion des différents acteurs. Ceci est essentiel pour éviter les résistances et les frustrations. Un projet de changement est bien plus qu’un simple apprentissage d’un nouveau système, d’une entreprise ou d’un processus. C’est un tout, guidé par la volonté de « faire les choses autrement ».
Pour comprendre la dynamique du changement, vous pouvez utiliser le modèle ADKAR. Ce modèle n’est pas une méthode, mais un rappel des étapes de base que nous prenons pour réussir le changement :
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- Sensibilisation : Conscience des raisons commerciales du changement. La sensibilisation est le but ou le résultat de la première communication liée au projet.
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- Désir : Désir de participer et de participer au changement.
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- Connaissances : Savoir comment changer.
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- Capacité : la capacité à réaliser ou à mettre en œuvre des changements au niveau de performance requis.
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- Renforcement : Renforcez pour vous assurer que le changement est durable.
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Pourquoi la communication interne est-elle si importante ?
Pour réussir ces étapes de transformation, vous avez donc besoin d’une communication riche et variée qui couvre tous les canaux de communication que vous pouvez utiliser. Plus vous ajoutez des points de contact, plus vous êtes sûr de la bonne livraison de votre message. C’est pourquoi il est important de s’adapter aux canaux les plus sensibles des collaborateurs : certains préfèrent les canaux « physiques » (affiches, bannières, etc.), d’autres préfèrent les canaux digitaux (intranet, webinaires, newsletters) …
Quid du mailing ?
La communication doit accompagner et interrompre le projet de conduite du changement jusqu’à ce qu’il soit pleinement adopté par chaque participant. Les signatures d’e-mails sont l’un des canaux de plus en plus utilisés, ce qui permet d’envoyer des informations aux personnes via leurs e-mails individuels. En interne, votre signature pourra diffuser des messages propres à votre entreprise et ainsi soutenir votre conduite du changement. Concrètement, à la différence d’un mail dédié, le message est inséré dans la signature de mail sous forme de banner. Il est donc beaucoup moins intrusif. Vous envoyez moins d’emails, et ceux-ci sont plus vus, et surtout plus lus.
Cette solution peut aller encore plus loin, par exemple, diviser les employés et les équipes en plusieurs groupes et programmer les messages pour lesquels vous souhaitez signer au fil du temps. La mise en place de communications dédiées pour accompagner chaque étape du changement est simple et se fait de manière entièrement automatisée et centralisée.