On pense souvent, à tort, qu’il faut disposer de beaucoup d’argent pour organiser un bon événement, qu’il s’agisse d’un anniversaire, de la remise d’un diplôme, d’un événe-ment d’entreprise, ou même d’un marriage.
Nous verrons plus loin que l’argent est une considération importante, mais ce n’est pas la seule chose à laquelle il faut penser. La créativité et l’organisation doivent toujours être en harmonie pour que les participants puissent vivre un événement unique et mé-morable.
La créativité suscite l’intérêt de vos invités, et donc influence directement le succès de votre événement. Mais une planification et une préparation méticuleuses stimulent leur côté rationnel, ce qui permet d’obtenir un événement sans faille dont tout le monde peut profiter.
Le type d’événement :
Il y a certains critères à respecter lors de l’organisation d’un événement, et le premier est de se demander : Quel genre d’événement préparez-vous ? Les anniversaires pour enfants, par exemple, doivent être organisées en journée plutôt que le soir. Les invita-tions pour un événement d’entreprise, en revanche, devraient être moins romantiques et plus professionnelles.
Après avoir déterminé le type d’événement et le concept global, l’étape suivante con-siste à examiner en détail le budget :
Le budget :
Vous devez établir à l’avance un budget maximum, qui doit être légèrement inférieur à vos moyens, afin d’éviter les mauvaises surprises. Tout au long du voyage, vous ren-contrerez des crises et des incidents imprévus qui feront augmenter les prix.
Les invités :
La moitié du travail est déjà faite lorsque vous choisissez vos invités. Idéalement, il devrait y avoir un nombre égal d’hommes et de femmes présents. En outre, les visiteurs doivent être informés à l’avance du lieu de l’événement et de la manière de s’habiller de manière appropriée : en leur demandant de confirmer leur présence. Ainsi, cela évitera aux jeunes invités de déambuler en short dans un événement sophistiqué.
Le lieu :
Le choix du lieu de votre événement est une décision importante, et vous devez tenir compte d’une variété d’éléments, tels que le nombre de participants, la météo, l’espace disponible, la météo, et les frais de déplacement.
Les divertissements :
L’attention portée aux moindres détails, comme la façon dont les espaces sont orga-nisés pour suivre un thème similaire, le soin apporté à la conception de l’éclairage, la cu-riosité pour les décors de théâtre et l’incorporation d’objets « empruntés » sur la scène d’un spectacle, peut avoir un grand impact. En fait, c’est le choix du divertissement qui détermine le succès ou l’échec d’un événement. Tout type d’animation peut être substitué ou construit en fonction du budget disponible : juke-boxes musicaux de style vintage, cabines photos, petits jeux de réflexion peuvent remplacer les artistes de rue.
Le menu :
Déterminer quoi et comment servir, choisir entre un buffet et un repas complet, et op-ter pour un apéritif plutôt que des rafraîchissements sont autant de décisions cruciales. Non seulement c’est obligatoire, mais c’est aussi une nécessité légale de répondre aux visiteurs ayant des allergies ou des intolérances alimentaires (gluten, lactose, œufs, al-cool…).
Consultez un expert :
Une raison courante pour ne pas faire appel à des spécialistes est le coût élevé per-çu. Bien qu’un service d’un traiteur Brabant Wallon ait l’avantage d’être très adaptable, cette flexibilité a un prix.
Est-il préférable d’éviter les risques excessifs s’il y a trop de facteurs à prendre en compte et que le temps disponible entre le travail et la famille est limité? Les traiteurs en Brabant Wallon spécialisés dans l’événementiel, comme Epikur, peuvent contribuer à faire de votre événe-ment un succès, un souvenir unique et inoubliable. Ils peuvent vous aider dans tous les domaines, du choix du site à celui des repas, en passant par l’éclairage, le décor, l’équi-pement de cuisine et les divertissements.